E-Mail Archivierung, für eine rechtssichere Ablage der E-Mails

Sortieren sie ihre E-Mails noch in Ordner, Kategorien und Datum? Dauert die suche immer länger weil sie die E-Mail nicht sofort finden? Mit einer professionellen E-Mail Archivierung von dem Hersteller Mailstore hat das suchen und sortieren ein Ende. 

Mailstore für rechtssichere E-Mail Archivierung

Im Rahmen der langfristigen Aufbewahrung der Mail-Kommunikation ist es für Unternehmen vor allem entscheidend, eine rechtssichere E-Mail Archivierung umzusetzen. Denn es reicht bei weitem nicht aus, Mails einfach nur von Zeit zu Zeit zu sichern beziehungsweise ohne weitere Vorkehrungen lediglich auf einem Backup-Medium zu hinterlegen

E-Mails mit geschäftlich relevanten Inhalten sind in vielen Belangen klassischen, papiergebundenen Geschäftsbriefen und Dokumenten gleichgestellt. Die Relevanz eines Angebots, einer Rechnung oder einer Absprache bezüglich eines Vertrags verändert sich nicht dadurch, ob die Übermittlung per Briefpost, Fax oder E-Mail erfolgt. Da der Anteil an geschäftlichen E-Mails ständig steigt und immer mehr Vorgänge auf diesem Weg erfolgen, nimmt auch die Notwendigkeit zu, sich mit dem Thema rechtssichere E-Mail Archivierung intensiv und nachhaltig auseinanderzusetzen.

E-Mails schneller finden

Durch die Indexierung der E-Mails werden E-Mails und auch Anhänge schneller gefunden. Ein sortieren der E-Mails entfällt vollkommen. Die Suche kann durch weiterführende Punkte noch genauer eingegrenzt werden, so das nur noch die jeweiligen relevanten E-Mails angezeigt werden. 

Einfache Bedienung

Mit hilfe des Outlook Plugins können E-Mails direkt in Outlook gesucht, weitergleitet, beantwortet oder wiederhergestellt werden. S Durch eine Webseite können E-Mails auch außerhalb von Outlook gesucht werden. Sie brauchen E-Mails nicht mehr händisch verschieben. Die E-Mail Archivierung überträgt die E-Mails automatisch in das Archiv.

Weniger Speicherkosten und keine PST Dateien mehr

Durch die E-Mail Archivierung müssen E-Mails nicht mehr in den E-Mailprogrammen aufbewahrt werden. Ein händisches Auslagern der E-Mails in PST Format oder MSG Format entfällt vollkommen. Die E-Mail Archivierung läuft komplett im Hintergrund und speichert die E-Mails in ein revisionssicheres Archiv.  Durch eingebaute Mechanismen werden die E-Mails im Archiv nur einmal abgespeichert und der E-Mailserver wird dadurch entlastet. Speicherplatz kann dadurch eingespart werden. 

Keine Aktualisierungskosten

Die Software bleibt immer auf dem aktuellsten Stand und muss nicht immer wieder neu Gekauft werden.

Höchste Sicherheit

Die E-Mails werden in einem Deutschen Rechenzentrum abgespeichert.

Revisionssicher

Die E-Mails werden Revisionssicher in ihrem Archiv abgespeichert und sind so vor Veränderungen geschützt.

Microsoft 365

E-Mails aus Microsoft 365 können in die E-Mail Archivierung übernommen werden.

Weniger Speicherkosten

Durch die Archivierung der E-Mails können Speicherkosten eingespart werden und trotzdem haben sie den vollen Zugriff auf ihre E-Mails

Rechtssichere Archivierung

Die E-Mails werden automatisch rechtssicher für Unternehmen abgelegt. Somit sind sie DSGVO und GoBD Konform abgelegt.

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